En
toda agencia de viajes, tres son los departamentos o áreas fundamentales que
funcionan: marketing o comercial; operaciones o reservas y contabilidad; aunque
pueden existir otros definidos por las características propias de la empresa
(tamaño, localización, objetivos, etc.) En el departamento de Marketing es
donde se diseñan, elaboran y se da precio las ofertas que serán presentadas a
los clientes. A este departamento pertenecen los puntos de ventas que son los
lugares donde se ejecuta directamente la venta. Así mismo, en esta área es
donde se contratan los servicios a terceros (hoteles, restaurantes,
transportistas, etc.).En el departamento de Operaciones o Reservas se hacen las
reservas necesarias en hoteles, restaurantes, alquiler de coches, visitas turísticas,
entradas a espectáculos especiales, y demás actividades incluidas dentro del o
los programas seleccionados por los clientes.
El
área o departamento Contable es la encargada de registrar la venta y ejecución
de cada operación que se realiza, así como de ejecutar todas las operaciones
bancarias y de pagos a los prestatarios por los servicios prestados.
El vocabulario del agente de viajes está
relacionado especialmente con el tipo de viajes o servicios que se presten; de
esta manera se destacan como principales productos los siguientes: o
Excursiones: Se consideran como tal aquellas actividades que se ofertan en el
territorio donde está enclavada la agencia de viajes. Se ofrecen generalmente
como complemento a la estancia del cliente en algún hotel. Esta modalidad le
proporciona a la Empresa la obtención de efectivo a corto plazo. La venta de
opcionales, por lo general, se realiza a través de los Bureos de Venta o
vendedores ambulantes contratados por la Agencia. O Circuitos: Se consideran
circuitos aquellos recorridos que incluyan más de un hotel para alojamiento e
incluya, además, otros servicios incorporados, siempre que estén publicados
para varias salidas o frecuencias durante una temporada. O Estancia: Esta
actividad como producto corresponde básicamente a la comercialización de las
entidades hoteleras puramente.
Representación
y Asistencia: Servicio que presta la Agencia de Viajes para garantizar la
atención a los clientes con personal propio destinado a funciones de asistencia
al cliente; desempeñando entre otras las siguientes funciones:- Supervisar las
coordinaciones pertinentes con los prestarías de servicios.- Apoyar a los
clientes con problemas de extravío de equipaje, dificultades con la
documentación de entrada, posibles cambios de programas y servicios.- Reuniones
de información para orientar al cliente durante su estancia en el lugar.- Venta
de excursiones y otros servicios.- Medir a través de encuestas o personalmente
el grado de satisfacción de los clientes e informar a la agencia de los
resultados.- Tramitar cualquier reclamación o incumplimiento de lo programado y
vendido al cliente.- Ocuparse, además, de cualquier problema que tengan los
clientes, ya sea médico, financiero, y cualquier otra eventualidad por lo que
el personal que ofrece este servicio debe estar disponible y localizable
permanentemente, lo cual constituye una práctica internacional. O Grupos: Los
Grupos se constituyen por personas que no tienen nada en común (no provienen de
una empresa, organización, etc.), también pueden estar conformados por un grupo
de amigos o familia y sufragan sus gastos.
En
ambos casos se diferencian de los incentivos en que los pasajeros asumen sus
gastos y se diferencian de los circuitos en que por lo general las solicitudes son
puntuales y no aparecen publicadas en los catálogos de los TTOO. O Incentivos:
Grupos de personas cuyos gastos de viaje son asumidos por una Empresa u
Organización que por lo general no es turística y que contrata de manera
directa, a través de una Casa de Incentivos o del Departamento de Incentivos de
un TTOO, los servicios. Sus programas se caracterizan por grandes prestaciones
no convencionales permitiendo márgenes de utilidad altos para las Agencias de
Viajes. Sus programas se caracterizan por una elevada originalidad,
flexibilidad y dinámica de cambio. O Eventos: Son paquetes en que más del 51%
del Programa se constituye en reuniones, congresos, conferencias, talleres, etc.
Turismo Especializado: Recorridos cuyo componente en más del 51% abarca
modalidades tales como: ciclo turismo, observación de aves, training, senderismo,
entre otras que permitan aprovechar los atributos que brinda la naturaleza. O
Transfer: Se consideran como tal los traslados de los pasajeros de un punto a
otro dentro o fuera de la provincia. O Pesca-Buceo: Paquetes cuyo contenido en
más del 51% se refiere a tiempo de pesca, buceo o Salud: Programas cuyo
componente en más del 50% constituye estancia en centros asistenciales u hospitalarios.
U Otras ofertas: Venta de boletos aéreos, renta de autos, restauración,
espectáculos nocturnos, etc.
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